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Manual de DataPrintStudio.com

Guía completa para crear numeraciones, tickets, carnets, diplomas, certificados, gafetes y otros documentos variables desde un PDF, Excel y fotografías.

DataPrintStudio.com Manual

Complete guide for creating numbered tickets, ID cards, diplomas, certificates, badges and other variable documents from PDF, Excel and photos.

1. Inicio rápido

Elige el tipo de trabajo. Usa Numeración para consecutivos o Documentos personalizados para Excel y fotografías.
Sube tu diseño PDF. La primera página se usa como plantilla maestra.
Configura los datos. Define el rango de numeración o carga Excel/CSV y fotografías.
Coloca los campos. Selecciona un campo, haz clic en el diseño y arrástralo a su posición.
Ajusta y genera. Revisa la vista individual o el montaje y presiona Generar PDF.
Consejo: empieza siempre cargando el PDF. Así la herramienta conoce el tamaño real de tu diseño y puede mostrar correctamente cm o pulgadas.

1. Quick start

Choose the job type. Use Numbering for sequential numbers or Personalized Documents for Excel and photos.
Upload your PDF design. The first page becomes the master template.
Configure the data. Set the number range or load Excel/CSV and photos.
Place the fields. Select a field, click the design and drag it into position.
Review and generate. Check the single preview or imposed sheet and press Generate PDF.
Tip: load the PDF first. The editor then knows the real document size and can display cm or inches correctly.

2. Cómo está organizada la interfaz

Panel izquierdo

Contiene el tipo de trabajo, carga de plantilla, numeración o datos, fotos y opciones de salida.

Centro

Es el área de edición y previsualización. Puedes cambiar entre un solo ticket/documento y montaje en hoja.

Panel derecho

Contiene capas/campos, propiedades de fotografía, Transformar y Organizar, alineación, fuente, tamaño, rotación, color y opacidad.

La rueda del mouse desplaza la sección sobre la que esté el cursor.

2. Interface layout

Left panel

Contains job type, template upload, numbering or data, photos and output settings.

Center

This is the editing and preview area. Switch between single ticket/document and sheet layout.

Right panel

Contains layers/fields, photo properties, Transform & Arrange, alignment, font, size, rotation, color and opacity.

The mouse wheel scrolls the section currently under the pointer.

3. Trabajar en centímetros o pulgadas

En Salida → Unidad de medida puedes elegir Centímetros (cm) o Pulgadas (in).

  • Margen y separación se muestran en la unidad seleccionada.
  • X, Y, Ancho y Alto del panel Transformar también usan esa unidad.
  • Al cambiar de cm a in o viceversa, los valores existentes se convierten automáticamente.
  • La rotación siempre se expresa en grados.
X se mide desde el borde izquierdo del PDF y Y desde la parte superior. Ancho y Alto corresponden al tamaño real del objeto sobre el documento.

3. Working in centimeters or inches

Under Output → Measurement unit, choose Centimeters (cm) or Inches (in).

  • Margin and gap use the selected unit.
  • X, Y, Width and Height in Transform use the same unit.
  • Existing values are automatically converted when switching units.
  • Rotation always uses degrees.
X is measured from the PDF's left edge and Y from the top. Width and Height are the object's real size on the document.

4. Numeración consecutiva

  1. Selecciona Numeración.
  2. Sube el PDF del ticket, voucher, formulario, etc.
  3. Indica Desde y Hasta.
  4. Usa Dígitos mínimos para ceros a la izquierda. Ejemplo: 5 dígitos convierte 23 en 00023.
  5. El Prefijo es opcional.
  6. Selecciona entre 1 y 5 posiciones del número. Son útiles para ticket + codo.
  7. Selecciona Número 1, Número 2, etc., haz clic sobre el diseño y colócalos libremente.
  8. Cambia fuente, tamaño, alineación, color, opacidad y rotación.
Ticket con codo: usa 2 posiciones. Haz grande el número principal y más pequeño o girado el número del codo.

4. Sequential numbering

  1. Select Numbering.
  2. Upload the ticket, voucher or form PDF.
  3. Enter From and To.
  4. Use Minimum digits for leading zeros. Example: 5 digits turns 23 into 00023.
  5. Prefix is optional.
  6. Choose 1 to 5 number positions, useful for a ticket plus detachable stub.
  7. Select Number 1, Number 2, etc., click the design and place each freely.
  8. Adjust font, size, alignment, color, opacity and rotation.
Ticket with stub: use 2 positions. Keep the main number large and make the stub number smaller or rotated.

5. Documentos personalizados con Excel

Este modo sirve para carnets, diplomas, certificados, gafetes y otros trabajos variables.

  1. Selecciona Documentos personalizados.
  2. Sube tu PDF base.
  3. Carga un archivo XLSX, XLS o CSV. La primera fila debe contener los nombres de columnas.
  4. Activa hasta 5 campos de texto.
  5. En cada campo selecciona qué columna de Excel debe mostrar.
  6. Coloca y ajusta cada campo directamente sobre el diseño.
NombrePuestoIDCurso
Ana LópezVentas1025Diseño
Evita celdas combinadas y filas vacías al principio. Una tabla simple produce resultados más predecibles.

5. Personalized documents with Excel

This mode works for ID cards, diplomas, certificates, badges and other variable jobs.

  1. Select Personalized Documents.
  2. Upload the base PDF.
  3. Load XLSX, XLS or CSV. The first row must contain column names.
  4. Enable up to 5 text fields.
  5. Map each field to the Excel column it should display.
  6. Place and adjust every field directly on the design.
NamePositionIDCourse
Ana LopezSales1025Design
Avoid merged cells and empty rows at the beginning. A simple table gives more predictable results.

6. Fotografías

  1. En Excel crea una columna que identifique la foto, por ejemplo ID.
  2. Si el registro dice 1025, nombra la foto 1025.jpg, 1025.png o similar.
  3. Sube todas las fotografías a la vez.
  4. En Relacionar foto usando columna de Excel, selecciona ID.
  5. Activa el campo Foto y colócalo sobre la plantilla.

Puedes escoger foto cuadrada o circular, además de Llenar/recortar o Mostrar foto completa.

La fotografía se edita igual que un objeto: arrástrala, usa las esquinas para cambiar tamaño y el punto superior para rotarla.

6. Photos

  1. Create a column in Excel that identifies the photo, for example ID.
  2. If a record says 1025, name its photo 1025.jpg, 1025.png, or similar.
  3. Upload all photos at once.
  4. Under Match photo using Excel column, choose ID.
  5. Enable the Photo field and place it on the template.

Choose a square or circular photo and either Fill/crop or Fit entire photo.

The photo behaves like any object: drag it, resize from the corners and rotate with the top handle.

7. Edición libre tipo programa de diseño

Mover

Arrastra el objeto seleccionado o haz clic en otra parte del diseño para colocarlo allí.

Cambiar tamaño

Arrastra cualquiera de las cuatro esquinas del cuadro seleccionado. Para valores exactos usa Ancho y Alto en Transformar.

Rotar

Arrastra el punto circular superior. Mantén Shift para ajustar la rotación en pasos. También puedes escribir los grados.

Organizar / Arrange

  • Al frente: coloca el objeto encima de todos.
  • Adelante: sube un nivel.
  • Atrás: baja un nivel.
  • Al fondo: lo coloca detrás de los demás campos.

Alinear

Los seis botones permiten alinear al borde izquierdo, centro horizontal, derecha, arriba, centro vertical o abajo de la página.

Duplicar, bloquear y ocultar

Duplicar crea otra posición similar cuando hay espacio disponible. Bloquear evita movimientos accidentales. Ocultar desactiva el campo.

7. Free design-style editing

Move

Drag the selected object or click another point on the design to place it there.

Resize

Drag any of the four corner handles. For exact values, use Width and Height under Transform.

Rotate

Drag the circular handle above the object. Hold Shift for stepped rotation. You can also type the degrees.

Arrange

  • Front: place above all other fields.
  • Forward: move up one level.
  • Backward: move down one level.
  • Back: place behind the other fields.

Align

The six buttons align to the left edge, horizontal center, right, top, vertical center or bottom of the page.

Duplicate, lock and hide

Duplicate creates another similar position when capacity is available. Lock prevents accidental movement. Hide disables the field.

8. Montaje en hoja y Cut & Stack

En Salida, selecciona Montaje múltiple en hoja. Elige papel, orientación, margen, separación y guías de corte.

La pestaña Ver montaje en hoja permite comprobar cuántas piezas entran antes de generar.

Dentro de cada hoja

Los consecutivos avanzan normalmente de una posición a la siguiente dentro de cada pliego.

Cortar y apilar (Cut & Stack)

Distribuye la numeración pensando en cortar las pilas y colocarlas una sobre otra para que el resultado final quede consecutivo, reduciendo el ordenamiento manual.

Antes de producir miles de piezas, genera una prueba corta (por ejemplo 1–20), imprímela o revísala y confirma el sentido de corte.

8. Sheet imposition and Cut & Stack

Under Output, select Impose multiple records on a sheet. Choose paper, orientation, margin, gap and crop marks.

The Sheet layout tab lets you verify how many pieces fit before generating.

Across each sheet

Numbers advance normally from one position to the next within each press sheet.

Cut & Stack

Distributes numbering so cut stacks can be placed on top of one another and remain sequential, reducing manual sorting.

Before producing thousands of pieces, generate a short test such as 1–20 and verify the cutting direction.

9. Atajos y precisión

  • ← → ↑ ↓: mueve el objeto seleccionado con precisión.
  • Shift + flecha: movimiento mayor.
  • Ctrl + D: duplicar el objeto seleccionado cuando sea permitido.
  • Shift al rotar: ayuda a usar ángulos regulares.

9. Shortcuts and precision

  • ← → ↑ ↓: precisely move the selected object.
  • Shift + arrow: larger movement.
  • Ctrl + D: duplicate the selected object when allowed.
  • Shift while rotating: helps use regular angles.

10. Problemas comunes

No aparece el PDF

Comprueba que sea un PDF válido. La herramienta utiliza la primera página.

La foto no corresponde al registro

Revisa que el valor en la columna elegida coincida con el nombre del archivo de foto.

El texto está fuera de lugar

Selecciona el campo y usa Transformar para corregir X/Y o arrástralo directamente.

No caben piezas en el montaje

Reduce margen o separación, cambia orientación o utiliza una hoja más grande.

El consecutivo no queda como esperaba después de cortar

Prueba Cut & Stack con un rango corto para confirmar la lógica de tu guillotina y forma de apilar.

Privacidad

La versión HTML procesa PDF, Excel y fotos en el navegador. No necesita enviar esos archivos a un servidor para realizar el trabajo.

10. Troubleshooting

PDF does not appear

Make sure it is a valid PDF. The tool uses the first page.

The wrong photo appears

Check that the selected Excel column value matches the photo filename.

Text is misplaced

Select the field and correct X/Y under Transform or drag it directly.

No pieces fit on the sheet

Reduce margin or gap, change orientation or use a larger paper size.

The sequence is wrong after cutting

Test Cut & Stack with a short range to confirm your guillotine and stacking workflow.

Privacy

The HTML version processes PDFs, Excel files and photos inside the browser. It does not need to upload those source files to a server to do the job.